Espíritu Emprendedor TES 2024, Vol 8, No. 2 abril a junio 30-48
Artículo Científico
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ISSN 2602-8093
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La auditoría administrativa y su influencia en la gestión administrativa de Asistencia
Médica Ecuador en el año 2023
The administrative audit and its influence on the administrative management of Medical
Assistance Ecuador in 2023
Autor: Vicente Napoleón Checa Calderón
ORCID: https://orcid.org/0000-0003-0098-7805
Afiliación institucional: Instituto Superior Tecnológico Espíritu Santo con condición de
Universitario, Guayaquil, Ecuador
Autor para la correspondencia: vncheca@tes.edu.ec
Autor: Nadia Nayeli Arreaga Alvarado
ORCID: https://orcid.org/0009-0008-4555-3369
Afiliación institucional: Instituto Superior Tecnológico Espíritu Santo con condición de
Universitario, Guayaquil, Ecuador
Líneas de publicación: Fortalecimiento de los Actores de la Economía y Desarrollo
Empresarial
Fecha de recepción: 4 de enero 2024
Fecha de aceptación: 8 de abril 2024
Artículo revisado por doble pares ciego
Resumen
En el presente trabajo académico se estableció un proceso de auditoría administrativa en la
empresa Asistencia Médica Ecuador, con su información generada en el año 2023 con el
objetivo de mejorar su gestión interna y garantizar la eficiencia de sus servicios. La auditoría
administrativa en Asistencia Médica Ecuador surgió como respuesta a la necesidad de evaluar
y optimizar sus procesos internos. El objetivo principal fue identificar áreas de mejora y
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fortalecer la gestión administrativa de la organización. En términos metodológicos, se llevó a
cabo un análisis exhaustivo de las diferentes funciones administrativas de la empresa, utilizando
técnicas como evaluación de control interno, revisión de documentos y análisis de datos. Se
establecieron criterios de evaluación claros para medir el desempeño. Los resultados de la
auditoría revelaron una serie de hallazgos significativos. Se identificaron deficiencias en la
asignación de recursos, falta de seguimiento en los procesos internos y áreas de oportunidad en
la capacitación del personal. Sin embargo, también se destacaron puntos fuertes, como la
calidad de atención al cliente y la infraestructura tecnológica disponible.
Basándose en estos resultados, se formularon conclusiones importantes. Se recomendó
implementar medidas correctivas para abordar las deficiencias identificadas, incluyendo
programas de capacitación y revisión de políticas internas. Asimismo, se resaltó la importancia
de mantener un proceso continuo de evaluación y mejora para garantizar la eficiencia y la
calidad en la gestión administrativa para promover mejora continua. Por lo tanto, la auditoría
administrativa realizada en Asistencia Médica Ecuador en el año 2023 fue un paso fundamental
hacia la mejora de su gestión interna. A través de un análisis exhaustivo, se identificaron áreas
de oportunidad y se formularon recomendaciones clave para fortalecer la organización y
continuar brindando servicios de calidad a sus clientes.
Palabras claves: Auditoría administrativa, gestión empresarial, controles, evaluación,
evidencias.
Abstract
In this academic work, an administrative audit process was established in the company
Asistencia Médica Ecuador, with its information generated in the year 2023 with the objective
of improving its internal management and guaranteeing the efficiency of its services. The
administrative audit in Medical Assistance Ecuador arose in response to the need to evaluate
and optimize its internal processes. The main objective was to identify areas of improvement
and strengthen the administrative management of the organization. In methodological terms, an
exhaustive analysis of the different administrative functions of the company was carried out,
using techniques such as internal control evaluation, document review and data analysis. Clear
evaluation criteria were established to measure performance. The audit results revealed a
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number of significant findings. Deficiencies were identified in the allocation of resources, lack
of monitoring in internal processes and areas of opportunity in staff training. However, strong
points were also highlighted, such as the quality of customer service and the technological
infrastructure available.
Based on these results, important conclusions were formulated. It was recommended to
implement corrective measures to address the identified deficiencies, including training
programs and review of internal policies. Likewise, the importance of maintaining a continuous
evaluation and improvement process was highlighted to guarantee efficiency and quality in
administrative management to promote continuous improvement. Therefore, the administrative
audit carried out in Asistencia Médica Ecuador in 2023 was a fundamental step towards
improving its internal management. Through a comprehensive analysis, areas of opportunity
were identified and key recommendations were made to strengthen the organization and
continue providing quality services to its clients.
Keywords: Administrative audit, business management, controls, evaluation, evidence.
Introducción
En el ámbito de la gestión administrativa de las organizaciones de salud, la auditoría
administrativa emerge como una herramienta crucial para evaluar y mejorar la eficiencia,
transparencia y calidad de los procesos internos. En este contexto, el presente artículo centra su
atención en la influencia de la auditoría administrativa en la gestión administrativa de
Asistencia Médica Ecuador durante el año 2023. La misma es una entidad prestadora de
servicios médicos reconocida por su compromiso con la excelencia en la atención médica en
ambulancias, se enfrenta a un entorno dinámico y desafiante que demanda una gestión
administrativa eficaz y adaptativa. La auditoría administrativa se posiciona como un
instrumento estratégico para evaluar y optimizar sus prácticas administrativas, garantizando así
la sostenibilidad y el crecimiento continuo de la organización.
El objetivo principal de este estudio, se alinea con el nivel de análisis de evaluación,
específicamente, se propone analizar de manera exhaustiva la influencia de la auditoría
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administrativa en la gestión administrativa de la empresa mencionada durante un periodo anual
de estudios. Para lograr este objetivo, se desglosan los siguientes objetivos concretos:
1. Identificar los procedimientos y criterios utilizados en la auditoría administrativa de
Asistencia Médica Ecuador durante el año 2023. Este objetivo implica la comprensión de los
métodos y estándares empleados en la auditoría administrativa específica de la organización.
2. Evaluar el impacto de la auditoría administrativa en la detección de áreas de mejora en los
procesos administrativos de Asistencia Médica Ecuador. Este objetivo implica descomponer la
información obtenida de la auditoría para identificar las áreas administrativas que requieren
mejoras en la gestión administrativa.
3. Analizar la eficacia de las acciones correctivas implementadas como resultado de las
auditorías administrativas en Asistencia Médica Ecuador. Este objetivo se encuadra en la
integración de datos y la evaluación de las acciones correctivas para determinar su efectividad
en la mejora de la gestión administrativa.
Al abordar estos objetivos, se busca proporcionar una comprensión más profunda de la
relación entre la auditoría administrativa y la gestión administrativa en el contexto específico
de Asistencia Médica Ecuador en el año 2023. Este estudio no solo contribuirá al cuerpo de
conocimientos en auditoría y gestión administrativa, sino que también ofrecerá
recomendaciones prácticas para fortalecer la eficiencia y la calidad de los servicios de salud en
la organización investigada.
Marco Teórico
En la realización de la auditoría administrativa como actividad profesional, es
imprescindible diseñar un programa de trabajo en el que quede establecido de manera
sistemática la secuencia de las acciones a realizar, con base en una descripción generalizada o
detallada. La ventaja de dicho programa es que sirve como una guía de trabajo para el auditor
y asegura en cierta forma que se respetarán los procedimientos contenidos en él; aunque siempre
habrá cierta flexibilidad para que los encargados de aplicarlos, los modifiquen de acuerdo a su
criterio para enriquecerlos o adaptarlos según las circunstancias. (Amador Sotomayor, 2008)
Aunque un programa de trabajo no se aplica a diferentes casos, sí sirve de referencia para
situaciones específicas, con las correspondientes adecuaciones. Básicamente, un programa de
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trabajo es el documento formal que utiliza el auditor como guía metodológica en la realización
de sus labores; éste incluye el nombre y objetivo del programa, los procedimientos apropiados,
así como la calendarización prevista y el personal involucrado. (Rodríguez, 2010)
Por lo tanto, el programa indica en términos generales la descripción de actividades a
desarrollar, de acuerdo a un orden y una lógica, y dentro de un periodo determinado. Y aunque
el programa marca los procedimientos a seguir en cada caso, éste no es de ninguna manera
limitativo, sino más bien flexible, ya que el auditor tiene la oportunidad de realizar las
modificaciones que considere necesarias. (de Oca, 2021)
Estructura formal del programa.
Después de definir el concepto de programa de trabajo y sus características, enseguida se
describirán los elementos que lo componen:
Identificación. Indica las generalidades del programa, tales como:
Nombre de la organización o entidad.
Nombre del programa de trabajo.
Área de aplicación.
Fechas previstas de inicio y terminación.
Objetivo. Expresa lo que se desea obtener al aplicar el programa, es decir, la razón de ser
del mismo. Constituye la parte medular de este documento, por lo que debe ser expresado en
forma clara en los siguientes aspectos:
General.
Específico.
Procedimientos. Incluye el conjunto de pasos a seguir para el desarrollo de la auditoría.
Algunos son de carácter general y otros de tipo particular, todos ellos descritos bajo un enfoque
técnico y de una manera ordenada (Luna Huamán, 2020). El auditor utiliza su criterio para
agregar o suprimir procedimientos al programa de trabajo, de acuerdo con las circunstancias
particulares de cada caso. Por lo tanto, es necesario definir lo siguiente:
Procedimientos.
Alcance.
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Necesidad de ampliación.
Personal involucrado. Es el personal que participa en la realización de la auditoría, y
que entra dentro de la siguiente jerarquía:
Titular.
Supervisor.
Auditor.
Calendarización de actividades. Señala en forma expresa el tiempo previsto para
el desarrollo de la auditoría, tanto en su totalidad como en cada procedimiento o
etapa. La calendarización se indicará en la forma siguiente:
Diaria.
Semanal.
Registro formal de la información
Como ya se ha mencionado, la etapa destinada a obtener información es muy importante,
porque a partir de ella es que se conforma la evidencia escrita, documental y gráfica. La
información generada, incluidos los resultados de las pruebas aplicadas, deberá integrarse
formalmente mediante el empleo de un conducto de registro apropiado y confiable; de esta
manera se evita la dispersión y el extravío involuntario de material, que repercutiría
negativamente en la auditoría, así como en las actividades subsecuentes. (Franklin, 2006)
El documento que se utiliza para captar la información relacionada con la auditoría se
denomina cédula de trabajo u hoja de análisis y está integrado por esquemas o formularios que
en su diseño incorporan campos, casillas, columnas o bloques, los cuales facilitan el
agrupamiento de la información para su análisis conducente. Aunque en él se colocan los datos
en forma estructurada, no es un modelo acartonado, ya que permite que el auditor realice las
adecuaciones necesarias. (Paniagua, 2016)
La cédula de trabajo como documento formal tiene los siguientes rasgos distintivos en su
diseño: encabezado, cuerpo o contenido y anotaciones específicas. Dichos rasgos en realidad
son compatibles con los que encontramos en otros documentos, pero la distinción está en que
son de uso particular de la auditoría. (Melo Iscala, 2017)
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Materiales y Métodos
Para obtener información relacionada a una operación, función o tema en particular, es
necesario considerar que la investigación de la auditoría conlleva una metodología definida (la
de la planeación), que requerirá de la utilización de técnicas de auditoría. (Llumiguano Poma,
2021)
Enseguida se expondrán las técnicas más comunes y los aspectos que identifican a cada
una de ellas, así como los instrumentos con los cuales se desarrolla la auditoría administrativa
en la organización.
Observación directa. Realmente la observación representa la técnica más natural y se
relaciona con la habilidad y predisposición para percibir los hechos acontecidos en la
organización y que se relacionan con el tema de evaluación y con el clima de trabajo imperante.
Esta técnica es común, ya que permite percatarse en forma directa, personal, abierta o
indiscriminadamente, de lo que acontece en un medio determinado, y específicamente de las
funciones, actividades, procedimientos, prácticas de trabajo, actitudes y disposición al trabajo
de equipo. (Panchana, 2020)
Cuestionario. Representa un formulario diseñado ya sea con antelación o al momento de
su utilización, para recabar información sin límites, tanto del tema a evaluar como de aspectos
generales de la organización.
Su contenido debe entenderse con claridad para asegurar una respuesta precisa. Existen
cuestionarios de tipo cerrado (sí o no), abierto (respuesta libre) o de opción múltiple (varias
opciones a elegir). El cuestionario de tipo cerrado abrevia el proceso para obtener información;
el de tipo abierto amplía su cobertura en aspectos interrelacionados, aunque no sean
propiamente del mismo tema en forma directa, y en el de opción múltiple se detectan los efectos
colaterales en el sentido de que se obtiene referencia de diversos temas relacionados. (Medina
Nogueira, 2019)
Investigación documental. Consiste en examinar, indagar, descubrir y averiguar detalles
de un tema determinado por medio de documentos pertenecientes a la organización, los cuales
al ser analizados aportarán elementos de juicio en la evaluación que se practica. Esta
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investigación se complementa con el examen de las instalaciones físicas de la planta,
construcciones en proceso, oficinas generales y su respectiva documentación.
Plan de Muestreo
Se realiza una auditoria administrativa en el departamento de gestión administrativa de la
empresa Asistencia Médica Ecuador, en dicho departamento constan tres personas a las cuales
se les generarán las respectivas consultas para poder indagar como se ha generado la
administración de la organización en el período 2023.
Planificación de la Auditoria
Los siguientes son los pasos a seguir para poder determinar la auditoría en la
organización:
Determinar si se han cumplido adecuadamente los términos y condiciones de los
contratos vigentes, verificando la documentación correspondiente y evaluando si se han
cumplido los compromisos establecidos.
Evaluar la eficiencia de las operaciones del departamento de administración,
analizando los procesos internos, identificando posibles áreas de mejora y recomendando
medidas para optimizar la eficiencia operativa.
Evaluar la efectividad de la gestión del departamento de administración,
identificando las principales amenazas y riesgos asociados recomendando acciones para
mitigarlos y fortalecer la gestión de riesgos.
Evaluar la transparencia y la gobernanza en el departamento de administración
analizando la toma de decisiones, la asignación de recursos, la comunicación interna y externa,
y recomendando mejoras en los procesos de toma de decisiones.
Alcance
El alcance de esta auditoria administrativa, pretende realizar un estudio del departamento
administrativo, con la finalidad de determinar si se están cumpliendo con los procesos correctos,
por ello la determinación de la auditoría administrativa.
Estrategia de auditoría
Se realizará una reunión con el gerente de la empresa en conjunto con las dos personas
adicionales que administran la organización, con la finalidad de verificar si el proceso para
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concluir con el servicio se está cumpliendo paso a paso y consultar si ha recibido alguna queja
o molestia en relación a la administración de la organización.
Justificación
Se escoge el departamento administrativo debido a que es el área jerárquica más alta sobre
la cual se direcciona el buen funcionamiento de la empresa, identificando que es una empresa
que tiene tres años en el mercado y que es una empresa pequeña, por lo tanto, es interesante
analizar como desde las altas esferas de la organización se desarrollan correcta o
incorrectamente los procesos.
Actividades a Realizar
1. Coordinar con la gerente una reunión inicial para realizar una breve encuesta.
2. Desarrollar la encuesta con las partes implicadas.
3. Solicitar todos los documentos necesarios para poder tener una exitosa ejecución
de la auditoría.
4. Determinar los hallazgos y recomendaciones para el área administrativa.
5. Realizar recomendaciones generales y proceder a realizar el seguimiento
adecuado.
Organigrama
Es importante identificar la estructura de la empresa para ubicar el departamento
administrativo y quienes lo conforman, por eso es necesario apreciar el siguiente organigrama:
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Figura 1. Organigrama
Fuente: Elaborada por los Autores.
Determinación de Documentos a Solicitar
Es necesario tener en cuenta, que son necesarios los siguientes documentos como una base para
el proceso de auditoría administrativa:
Solicitar documentos de Control de desempeño.
Solicitar copias de las políticas y procedimientos internos del departamento
administrativo
Solicitar los planes para identificar y evaluar la gestión de actividades.
Solicitar informes de auditoría interna previos realizados en el departamento.
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Figura 2. Parámetros a nivel de Confianza y Riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
PARA
NADA
CONFIABL
E
POCO
CONFIAB
LE
INDIFEREN
TE
CONFIAB
LE
MUY
CONFIAB
LE
1
2
3
4
5
0% - 25%
26% -
45%
46% - 65%
66% -
85%
86% -
100%
NIVEL DE RIESGO
86% -
100%
66% -
85%
46% - 65%
26% -
45%
0% - 25%
Tabla#1. Nivel de Confianza y Nivel de Riesgo. Autores.
Fuente: Elaborada por los Autores.
Figura 3. Mapa de subcomponentes de Evaluación
Gráfica#2. Subcomponentes de evaluación. Autores.
Fuente: Elaborada por los Autores.
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Resultados y Discusión
Tabla#2. Evaluación de control interno por Subcomponente 1. Autores.
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Tabla#3. Evaluación de control interno por Subcomponente 2. Autores.
Cumplimiento del subcomponente evaluado
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Tabla 1. Departamento de evaluación
Tabla#4. Evaluación total por Subcomponentes. Autores.
Fuente: Elaborada por los Autores.
Tabla 2. Cédula de análisis de documentos
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Fuente: Elaborada por los autores
Tabla 3. Informe
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Fuente: Elaborada por los Autores.
Tabla 4. Procedimientos auditados
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Fuente: Elaborada por los Autores.
Conclusiones
Con base en los objetivos planteados, se llevó a cabo una auditoría administrativa
exhaustiva en la Empresa Asistencia Médica Ecuador con el propósito de optimizar la toma de
decisiones oportuna. La auditoría se centró en evaluar los procesos y la gestión de la empresa
para identificar deficiencias o irregularidades en la parte administrativa de la organización. Para
lograrlo, se estableció la situación actual de la compañía mediante el análisis detallado de su
estructura organizacional y los procesos administrativos en funcionamiento. Según los
objetivos planteados, se puede concluir que:
Se concluyó que los procedimientos y criterios utilizados en la auditoría administrativa
de Asistencia Médica Ecuador durante el año 2023 estaban bien definidos y alineados con las
mejores prácticas de auditoría. La comprensión de estos métodos y estándares resultó
fundamental para llevar a cabo una evaluación exhaustiva de la gestión administrativa de la
empresa.
Se encontró que la auditoría administrativa fue efectiva en la detección de áreas de mejora
en los procesos administrativos de Asistencia Médica Ecuador. La descomposición de la
información obtenida de la auditoría reveló varios aspectos en los cuales la gestión
administrativa podría ser optimizada, lo que demuestra la importancia de este proceso para la
identificación de oportunidades de mejora.
Se determinó que las acciones correctivas implementadas como resultado de las
auditorías administrativas en Asistencia Médica Ecuador fueron en su mayoría eficaces. La
integración de datos y la evaluación de estas acciones demostraron que contribuyeron
significativamente a mejorar la gestión administrativa de la empresa, lo que respalda la
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importancia de llevar a cabo auditorías periódicas y la implementación de medidas correctivas
basadas en sus hallazgos.
En resumen, la investigación mostró que la auditoría administrativa desempeñó un papel
crucial en la mejora continua de la gestión administrativa de Asistencia Médica Ecuador durante
el año 2023. La comprensión de los procedimientos y criterios utilizados, junto con la detección
de áreas de mejora y la implementación efectiva de acciones correctivas, contribuyó a fortalecer
la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos de la empresa.
Recomendaciones
Se recomienda a la administración de la compañía implementar un sistema de
procedimientos administrativo, para cada área administrativa y financiera, a fin de establecer el
mejor manejo del tiempo, mejores prácticas apegadas a las políticas y procedimientos que
ayuden al cumplimiento de los objetivos institucionales.
Se propone a la Junta de Accionistas, la creación de un departamento de auditoría interna
que permita velar por el interés de los inversionistas, asegurando la calidad de la información y
tratamiento contable y administrativo. Es importante recordar que a través de un adecuado
departamento de auditoría interna se logrará alcanzar las metas planteadas por la alta dirección,
debido a que reporta directamente a ella, sobre los acontecimientos y manejo de la compañía.
A la Gerencia General, mejorar las líneas de supervisión de la empresa, debido a que
actualmente no existe una debida separación de autorizaciones lo cual causa un aumento del
riesgo en los procesos que se manejan e inclusive una falta de controles en los mandos altos y
medios. Además, es necesario llevar un registro adecuado de las actividades administrativas y
conservar la información de manera más óptima para que pueda ser observada en un futuro
cercano con el fin de evaluar la situación de la institución y la utilización de sus recursos.
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